Vi använder kakor (cookies) för att webbplatsen ska fungera på ett bra sätt för dig. Genom att surfa vidare godkänner du att vi använder kakor. Läs mer om vår integritetspolicy här

Jag godkänner
Case

Byte av boknings- och planeringssystem i Staffanstorp

Att organisera och administrera Staffanstorps kommuns resor, det vill säga färdtjänst, arbetsresor, omsorgsresor och viss skolskjuts är ett uppdrag som funnits i Samreskoncernen sedan 1994. 

Under 2018 var det dags att byta boknings- och planeringssystem i uppdraget.  

Ända sedan starten 1994 så har ett och samma boknings- och planeringssystem använts i Staffanstorp, man kan lugnt säga att alla inblandade parter var invanda med det. Naturligtvis har det skett förändringar och utveckling under tiden men som sagt, att ett och samma system använts så länge ska man ha respekt för.

 

Strax efter årsskiftet 2017/2018 så beslöt Samres att ge DRT Solutions i uppdrag att genomföra ett byte av boknings- och planeringssystem i Staffanstorp, ett systembyte som skulle vara genomfört innan maj månads utgång. När tidplanen senare fastställdes så blev det den 19 maj 2018 som blev dagen då det nya systemet skulle vara i drift i uppdraget.

 

4

månader från beslut till drift

Att byta system innebär en massa arbetsuppgifter såsom överföring av data, konfigurationer i massor som ska på plats, utbildning med mera och allt det arbetet underlättas av att alla intressenter “är med på tåget”. Man får absolut inte glömma bort kommunikationen kring den förändring som kommer att genomföras. I vår värld är det ju ofta så att de som jobbar i verksamheten har jobbat länge med ett och samma system och på senare tid har ju även resenärerna vant sig vid att använda en viss app eller en viss hemsida.

I huvudsak kan man dela in ett systembyte i följande avsnitt:

  • Inventering och definition av befintlig data
  • Datauttag ur befintligt system
  • Konfiguration av nytt system
  • Definition och inläsning av data i nytt system
  • Konfiguration av länkar till externa system
  • Utbildning av:
    • Huvudmannens personal såsom handläggare
    • Personal på beställningscentralen
    • Förare
    • Transportörer
  • Information till resenärer, anhöriga och andra intressenter om det som påverkar dem, till exempel ny resenärsapp och ny resenärswebb

Från beslut till drift på fyra månader

Detta är ju väldigt översiktligt och naturligtvis så innehåller varje punkt en mängd underpunkter och man ska inte underskatta arbetet som ett systembyte innebär, men med en god struktur och god förankring av förändringen bland alla intressenter så finns alla förutsättningar att lyckas med ett systembyte, det vet vi. I Staffanstorp gick vi från beslut till drift i nytt system på cirka fyra månader.

 

Den 19 maj 2018 var Dagen D då Drip togs i skarp drift för första gången och naturligtvis var vi alla lite spända när de första bokningarna togs emot och planerades men det funkade utan större missöden. 

 

I den koncern där DRT Solutions ingår så har det genomförts nio systembyten sedan år 2000, snudd på ett systembyte vartannat år, då räknar vi inte med de gånger då vi startat upp verksamheter då det inte funnits något liknande system tidigare.

Har du funderingar om hur man går till väga när man ska byta boknings- och planeringssystem?

 

Kontakta Martin Andersson på martin.andersson@drtsolutions.eu eller på telefon +46 704 19 00 53.

Vill du diskutera anropsstyrd trafik med oss? Hör av dig!